Ngày mà Design gửi phát duyệt luôn là ngày mà Trái Đất có hòa bình thật sự.

Đây hẳn luôn là câu nói đùa cửa miệng của anh em Designer chúng ta, thể hiện cái sự e ngại khi phải đón nhận Feedback lên thiết kế của mình. Có nhiều lý do tạo ra tâm lý đó, dễ thấy nhất là bởi cái tôi và lòng tự trọng dễ bị tổn thương khiến chúng ta luôn tránh né việc phải nhận Feedback.

Trong cuốn “Thanks For The Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well” của 2 tác giả: Douglas Stone & Sheila Heen mô tả 3 nhóm lý do chính kích hoạt quá trình ngừng tiếp thu Feedback là:

• Truth Trigger – Xuất phát từ nội dung của feedback: Phản hồi sai, không công bằng hoặc vô ích.
• Relationship Trigger – Từ người đưa ra feedback: Bạn là ai mà dám đưa ra phản hồi này?
• Identity Trigger – Từ chính chúng ta: Ta cảm thấy bị đe đọa/tổn thương vì phản hồi.

Tuy nhiên cách tốt nhất để cải thiện thiết kế hay bất cứ thứ gì xung quanh mình đó là tìm kiếm được những phản hồi chất lượng. Phản hồi chất lượng không chỉ tìm ra lỗi, nó bao hàm cả khía cạnh tích cực lẫn tiêu cực của một thứ. Nhìn chung, nó rất quan trọng trong việc cải thiện chất lượng công việc của chúng ta.

Nhưng tìm được chúng lại không dễ dàng như vậy, quá trình feedback thiết kế có thể trở thành một trải nghiệm đau thương giữa 2 bên: cho và nhận. Nó xảy ra khi cả 2 thiếu sự đồng cảm, quy trình không rõ ràng hoặc cái tôi quá lớn cản đường. Nó thường nghiêm trọng hơn cho người đón nhận, vì niềm tin sáng tạo không dễ dàng có được.

Dưới đây là 1 vài tips mình sử dụng để có thể nhận được những phản hồi chất lượng cho công việc.

Illustration: Greg Dulbacz

1. Luôn bắt đầu bằng mục tiêu

Hãy luôn bắt đầu với mục tiêu dự án, ngay cả khi đây là lần feedback thứ 2 – 3 với thiết kế.

Mục tiêu dự án thường là mục đích mà thiết kế cần phải đạt được như phải truyền tải được những key message nào, đối tượng sử dụng, môi trường sử dụng,…

Việc nhắc lại mục tiêu ở đầu những phiên feedback sẽ giúp những người tham gia không bị đi lệch hướng theo cảm tính. Đặc biệt là khi những quan điểm bất đồng xuất hiện, mục tiêu sẽ ngăn cản những tranh cãi đi quá xa dễ dẫn tới những luận điểm không hữu ích hay sa đà vào công kích cá nhân.

Ví dụ: Mục tiêu của dự án là thiết kế thương hiệu cho nhà hàng thịt nướng phong cách phương tây, cảm hứng từ chất liệu gỗ – đá – than. Với thông điệp “Nhà hàng có không gian ấm cúng và sang trọng phục vụ đồ nướng và uống tại bar, thích hợp cho những buổi hẹn hò, tụ tập bạn bè”.

Mục đích của thiết kế logo và họa tiết đi kèm cần đạt là phải thể hiện được những yếu tố trên.

2. Tập trung vào vấn đề

Nêu rõ những vấn đề mà thiết kế của bạn đang cần phải giải quyết để đạt được mục tiêu dự án. Khi đó, việc thảo luận các giải pháp sẽ trở nên khách quan hơn.

Vì khi tập trung vào vấn đề ta sẽ sẵn sàng để tiếp nhận phản hồi giúp giải quyết chúng, thay vì cố gắng bảo vệ những giải pháp do mình nghĩ ra. Và người cho phản hồi cũng sẽ tránh bị sở tính cá nhân dẫn dắt, nội dung cũng mang tính đóng góp hơn rất nhiều.

Ví dụ: Section thông tin này cần được nhấn mạnh để người dùng có thể scan nhanh trong thời gian ngắn nhất. Chúng ta cần thiết kế nó nổi bật hơn phần còn lại.

3. Giới hạn lựa chọn và loại feedback sẽ nhận

Đừng làm quá tải người cho feedback với quá nhiều sự lựa chọn hoặc giải pháp. Hãy tập trung cho chất lượng thay vì số lượng, và với việc gửi quá nhiều như vậy cũng khiến chúng ta dễ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp khi không có sự sàn lọc chuyên môn trước khi gửi thiết kế.

Thông thường, số lượng an toàn cho lựa chọn thiết kế là 3, và giải pháp vấn đề là 2.

Bên cạnh đó, việc xác định kỳ vọng loại feedback sẽ nhận cũng rất quan trọng. Nó giúp người cho tập trung đúng khía cạnh và tiết kiệm công sức cũng như thời gian cho cả 2.

Ví dụ: Đây là Wireframe cho flow Booking, vì thế chúng ta tạm thời không quan tâm tới tính thẫm mỹ, màu sắc hay hình ảnh nhé.

4. Giải pháp đi kèm với dữ liệu và pros/cons của chúng

Hãy cho người khác thấy lý do ban đầu của giải pháp thiết kế mà bạn có. Những lý do này có thể đến từ nhiều nơi: kinh nghiệm cá nhân, nghiên cứu người dùng, tham khảo đối thủ,… bao gồm cả định tính và định lượng.

Càng nhiều dữ liệu để củng cố, quan điểm của bạn sẽ càng mạnh mẽ. Đồng thời đi kèm với pros & cons của từng giải pháp sẽ giúp chúng ta dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định chọn lựa thứ gì sẽ phù hợp nhất cho dự án.

5. Làm rõ bằng những câu hỏi cụ thể và tại sao

Thông thường, người đưa ra phản hồi sẽ không có đủ hiểu biết về thiết kế để nói được chính xác vấn đề họ cảm thấy ở đâu. Sau mỗi feedback, bên cạnh việc debrief lại để bảo đảm chúng ta đang hiểu đúng điều họ nói, cũng cần phải đặt thêm những câu hỏi được lọc về những khía cạnh chuyên môn để giúp người cho gọi tên được vấn đề.

Ví dụ: Khi khách hàng cảm thấy thiết kế bị rối, khó nhìn. Hãy bắt đầu bằng những câu hỏi xoay quanh những khái niệm cơ bản của thiết kế:

• Có phải là do chúng có quá nhiều màu sắc hay không?
• Có phải là do font hoặc kích thước của chữ khó đọc?
• Có phải là do mật độ họa tiết quá dầy đặc?
• Nếu em giảm bớt đi số lượng yếu tố trang trí thì sao?

Sau đó, khi người đánh giá phản hồi quan điểm của họ, hãy khai thác thêm thông tin bằng cách hỏi tại sao, và nếu cần hãy tại sao thêm một lần nữa.

Những câu hỏi quan trọng không kém là “Còn điều gì anh cảm thấy chưa thật sự ưng ý ở thiết kế?” hay “Làm thế nào để thiết kế này có thể tốt hơn” để tìm kiếm cơ hội cải tiến nhiều nhất cho thiết kế.

6. Lựa chọn công cụ và cách trình bày thiết kế phù hợp

Trình bày tất cả những thứ này dưới dạng câu chuyện sẽ giúp thiết kế có tính thuyết phục, rõ ràng và dễ đưa ra feedback phù hợp hơn.

Đặt biệt nếu chúng ta có thể sử dụng công cụ để mô tả được cách mà thiết kế sẽ được sử dụng như thế nào sẽ giúp cho phản hồi hiệu quả hơn rất nhiều.

Ví dụ: Sử dụng Invision để tạo click-able prototype khi present một flow trong ứng dụng đang thiết kế.

7. Trên hết, thái độ khi tiếp nhận feedback quan trọng hơn cả

Như đã nói ở đầu bài viết, có nhiều lý do khiến cho chúng ta cảm thấy khó chịu khi nhận feedback từ người khác. Đặc biệt khi đó là những feedback không tốt dễ khiến chúng ta bị tổn thương, ngay lập tức ta sẽ bật ngay cơ chế phòng thủ.

Ví dụ: “Anh thấy màu của thiết kế đơn điệu quá”

• Cơ chế phòng thủ: Đây là cách phối màu đơn giản mà vẫn sang trọng đấy anh, em thấy đẹp mà.

Bây giờ, tình hình có thể trở nên xấu đi và xu hướng cuộc hội thoại bắt đầu chuyển sang công kích cá nhân. Để thay đổi được điều này, hãy chọn chiến lược giải thích và kìm hãm cơ chế phòng thủ.

Ví dụ: “Anh thấy màu của thiết kế đơn điệu quá”

• Chiến lược giải thích: Để đạt được tính đơn giản và sang trọng cho thương hiệu, em đã cố gắng hạn chế số lượng màu sử dụng xuống dưới 3. Anh có nghĩ là mình nên cho màu Cam này xuất hiện nhiều hơn không?

Chiến lược giải thích là trung lập, tập trung vào mục đích và vấn đề của thiết kế, đồng thời giúp cho cả người cho – nhận feedback cùng về một bên – bên đang tìm kiếm giải pháp.

Trên đây là những tips có thể giúp bạn có được những feedback chất lượng để tạo ra những thiết kế tốt, cuối cùng:

Vì thế hãy tiếp nhận feedback với thái độ biết ơn – và đừng quên nói cảm ơn những người đang cho ta feedback!