Có lẽ điều công bằng duy nhất mà chúng ta có là Thời gian.

Tất cả mọi người đều có 168h một tuần, quyết định sử dụng chúng vào điều gì sẽ tạo ra những cuộc đời khác nhau. Đây là một loại tài sản không thể cất giữ, nghĩa là nếu không sử dụng, chúng sẽ biến mất một cách lãng phí.

Vấn đề là chúng ta lại dễ dàng có được thứ tài sản này, mỗi ngày mới tài khoản lại được tự động nạp thêm 24 tiếng. Và điều này tạo ra ảo tưởng rằng:

Ta luôn có đủ thời gian để làm hết những việc cần làm.

Hệ quả của nó là sự chủ quan, ôm đồm nhiều thứ và bị phân tâm ra khỏi những việc cần làm để có thể tạo ra nhiều giá trị nhất cho mình hay tập thể.

Bạn có thể dành phần nhiều thời gian để làm việc, vì chăm chỉ là một đức tính quan trọng để có thể thành công. Nhưng…

Chỉ Work-hard thôi là chưa đủ

Dù mục tiêu, kết quả của mọi người có thể chọn khác nhau, nhưng mình đoán hầu hết chúng ta đều hướng tới việc có nhiều trải nghiệm thú vị hơn trong cuộc sống.

Để có thêm trải nghiệm sẽ cần rất nhiều tiền, đó cũng là lý do ta làm việc, muốn thành công, muốn có đủ điều kiện kinh tế để làm điều chúng ta muốn.

Và ta tin chăm chỉ sẽ giúp đạt được điều đó. Nên thông thường chúng ta dành tới 60-70 giờ một tuần (đôi khi 80-90) để làm việc, vào buổi tối, vào cuối tuần, cứ liên tục như vậy.

Rồi khi không đạt được sự hiệu quả, ta lại cho rằng mình chưa đủ chăm chỉ, lại tiếp tục ép bản thân phải cố gắng hơn nữa. Dẫn tới những hệ quả là burn-out, mất đi hứng thú với công việc, bế tắc trong việc phát triển bản thân.

Đấy là chưa nói đến việc để có thêm nhiều trải nghiệm không chỉ dừng lại việc có nhiều tiền, mà bạn còn phải có thêm nhiều thời gian để trải nghiệm.

Chăm chỉ thôi là chưa đủ, còn phải làm việc thông minh, là học cách tối ưu mọi thứ cho hiệu quả.

Và hãy bắt đầu bằng thứ dễ nhất, tiết kiệm thời gian với Not-To-Do list – Danh sách Những-Việc-Không-Làm.

Bắt đầu từ việc thay đổi mindset

Tư duy ảnh hưởng hành vi, để thay đổi ta nên bắt đầu từ việc thay đổi hai suy nghĩ này trong đầu.

• Hãy chấp nhận sự giới hạn của bản thân, rằng mình không đủ thời gian để có thể làm hết tất cả mọi việc.

Nhận thức điều này sẽ giúp bạn dần hình thành thói quen xác định mức độ ưu tiên của từng loại công việc, có những việc sẽ nằm cuối danh sách cần làm và có thể không bao giờ được hoàn thành. Khi đó, xóa chúng ra khỏi danh sách để không còn bị phân tâm hay cảm thấy day dứt có lỗi khi không thể làm xong.

• Hãy tập trung cho những việc tạo ra giá trị cao nhất mà ta có thể hoàn thành.

Trong công việc, kết quả cuối cùng mới là thứ thật sự tạo ra giá trị, chứ không phải là những việc phải làm để đạt được kết quả đó. Và kết quả đó phải được hoàn thành trong những giới hạn cho phép đến từ yêu cầu công việc. Những giới hạn này thông thường là Thời gian, Chi phí và Năng lực.

Ngoài ra, tư duy này cũng giúp bạn dễ Say No với người khác hơn là sợ làm phật lòng họ.

Xây dựng Not-To-Do list

Danh sách này được xây dựng từ 2 khía cạnh:

• Những việc làm không hiệu quả
• Những thói quen xấu ảnh hưởng lên công việc

Để nhận ra những việc làm không hiệu quả, bạn sẽ cần theo dõi những thứ đã làm trong một tháng. Liệt kê tất cả các đầu việc rồi tự đánh giá và xác định những đầu việc chưa hiệu quả, kèm theo lý do ví dụ:

• Cuộc họp vào sáng thứ 3 không hiệu quả, vì người tham gia không tập trung, còn người trình bày thì chưa có sự chuẩn bị kỹ.

Việc xác định lý do một đầu việc thiếu hiệu quả cũng quan trọng không kém việc xác định đầu việc đó. Những lý do rõ ràng vừa giúp bạn dễ nhận diện các dấu hiệu của sự kém hiệu quả, vừa cho bạn cơ sở để từ chối yêu cầu từ người khác.

Còn những thói quen xấu ảnh hưởng lên công việc, đa phần là những thứ khiến ta xao nhãn, mất thời gian và trì hoãn, ví dụ:

• Thói quen kiểm tra điện thoại ngay khi có thông báo mới.

Khi đã có được kha khá những gạch đầu dòng cho 2 khía cạnh trên, hãy bắt tay vào xây dựng danh sách No-To-Do cho riêng bạn.

Chắc hẳn, trong danh sách này việc say no với những thói quen xấu sẽ là thử thách lớn nhất. Nhưng khi bạn viết chúng vào danh sách, đồng nghĩa với việc bạn đã thật sự thừa nhận chúng là những thói quen xấu cần thay đổi.

Điều chỉnh Not-To-Do list

Danh sách này cũng cần thực hiện, đo lường, bổ sung và điều chỉnh để trở nên hiệu quả hơn.

Ban đầu, bạn không nhất thiết phải “loại bỏ” hoàn toàn tất cả những điều trong danh sách, chỉ cần bắt đầu để ý và nhận diện khi chúng xuất hiện. Sau đó từng bước thực hiện rồi kiểm chứng xem quỹ thời gian có thực sự được cải thiện hay không.

Có những mục mới đầu chưa thấy được sự hiệu quả rõ rệt, nhưng đừng dừng lại, hãy xem như đây là một nghi lễ thể hiện việc bạn đang quý trọng thời gian của chính mình.

Một vài điều trong Not-To-Do của mình

• Không tham gia các cuộc họp chưa rõ Goal, Thời gian và vắng mặt Người có quyền quyết định cuối cùng.
• Không nhận làm những việc có người khác làm tốt hơn mình, trừ khi người đó không thể làm, và không thể chờ thêm.
• Không từ chối những công việc cảm thấy thú vị, dù có thể chưa làm bao giờ.
• Không vì làm thoải mái người khác mà không đạt được chất lượng công việc, khi phải đưa ra góp ý cho họ.
• Không cố nói trong khi người khác đang nói.
• Không để điện thoại trong tầm mắt khi cần tập trung cho công việc.
• Không trả lời email, tin nhắn công việc trễ hơn 2 ngày.
• Không để những định kiến cá nhân về một người nào đó ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác trong công việc.
• Không dễ dàng chấp nhận mọi lý do trước khi hỏi kỹ hơn một vài thứ.
• Không quên cho bản thân nghĩ ngơi khi bắt đầu cảm thấy mệt mỏi.

Những suy nghĩ cuối cùng

Việc bạn nói không với một thứ cũng quan trọng như chấp nhận một thứ khác. Bản chất của Thời gian thì lại giống như một cái hộp đã cố định kích thước, để chứa thêm vài thứ, phải lấy vài thứ khác ra ngoài.

Đôi khi để giữ được những điều trong danh sách này, mình đã phải Say-No và làm cho nhiều người khó chịu, cảm giác đó không dễ chịu chút nào.

Nhưng Steve Job từng nói:

“People think focus means saying yes to the thing you’ve got to focus on. But that’s not what it means at all. It means saying no to the hundred other good ideas that there are. Innovation is saying no to 1.000 things.”

Tạm dịch: Người ta nghĩ “Tập trung” là nói có với những thứ cần sự tập trung của bạn. Nhưng không phải thế. Điều đó thực chất là nói “không” với hàng trăm ý tưởng hay ho khác. Đột phá chính là việc phải nói không với một ngàn thứ.

Hãy ngừng lãng phí năng lượng cho nhiều điều bạn không muốn trong công việc.